A rotina das granjas suinícolas é intensa e dinâmica, sendo necessário a boa administração do tempo. Uma solução simples e acessível a todas as granjas é o cronograma de tarefas.
Com essa ferramenta é possível otimizar o tempo, melhorando a fluidez do trabalho. Como consequência, interfere em fatores tangíveis, como a melhoria dos resultados zootécnicos e financeiros, graças a execução dos manejos com qualidade; e em fatores intangíveis, por exemplo o bem-estar dos colaboradores, permitindo muitas vezes, programar horário de descanso ou para um cafezinho.
Para que o Cronograma seja eficaz, é importante seguir alguns passos:
- Traçar o objetivo;
- Definir para quem será desenvolvido e em qual período;
- Listar todas as atividades e estipular tempo de execução;
- Determinar prioridades;
- Reavaliar periodicamente.
A partir de agora, os temas acima serão aprofundados.
1. Traçar o objetivo.
O primeiro passo consiste em traçar o objetivo. O objetivo de cronogramas é otimizar tempo e trazer melhoria nos processos. A proposta é tornar o trabalho mais eficaz, com cadência e constância, projetando, desta forma, melhores resultados zootécnicos.
No caso de construções, reformas de instalações ou qualquer que seja um serviço esporádico, o cronograma tem a função de fazer acompanhamento, garantindo que as obras estejam progredindo como combinado.
Há variados objetivos e modos de confeccionar um cronograma. Será discorrido nos próximos itens fatores a serem levados em conta para obter o cronograma mais adequado para a situação da propriedade.
2. Definir para quem será desenvolvido: um colaborador operacional, encarregado, equipe? Qual a função? Qual setor? E para qual período: semana, mês, ano?
Para criar um cronograma eficiente, é essencial levar em conta quem irá utilizá-lo. Isso se faz necessário haja vista que as responsabilidades de cada colaborador ou equipe são distintas, conforme o exemplo a seguir:
O colaborador X tem função operacional, atuando na lavagem de salas de maternidade pós-desmame. Ou seja, 100% da sua jornada de trabalho é “colocando a mão na massa”. O encarregado do setor, por outro lado, necessita de poucos minutos para avaliar o serviço que levou horas para ser executado, além de ter sob sua responsabilidade outras atividades que estão acontecendo simultaneamente.
Por isso, para essas duas diferentes funções tem-se diferentes cronogramas. Para o colaborador com atividade operacional, deve ser fixado o horário; enquanto é possível flexibilizar o período de fiscalização para o encarregado.
Outro ponto importante é definir para qual período será feito o cronograma. Em casos de granjas com sistema de fluxo contínuo, o cronograma de atividades operacionais inevitavelmente deve ser elaborado de forma semanal e em granjas com sistemas em bandas, a depender do programado, é preciso programar de maneira quinzenal ou mensal. Para serviços de manutenções, reformas ou construções, a ideia é de confeccionar um cronograma de acordo com o período previsto para término do serviço.
3. Listar todas as atividades e estipular tempo de execução.
Para que seja possível organizar o trabalho em um determinado espaço de tempo, é crucial que todas as atividades sejam listadas com o tempo previsto de execução de cada uma delas.
É indicado que essa etapa tenha a participação de todos os colaboradores envolvidos a fim englobar todas as atividades que ocupam tempo, desde pequenas – como ir buscar um material – até a execução propriamente dita do serviço.
Como método para ter a previsão mais ajustada do tempo de tarefas ligadas aos manejos com os animais, propõe-se que o colaborador ou equipe seja assistida em sua tarefa, cronometrando desde o início até a completa execução.
Vale frisar que as pessoas devem ser instruídas a realizar o procedimento de acordo com o que foi determinado no documento de Procedimento Operacional Padrão (POP) e sem pressa, garantindo a correta execução da atividade e com tempo de conclusão ligeiramente superestimado. É importante que seja feito dessa maneira, pois situações atípicas podem ocorrer no dia a dia, atrasando ou desacelerando a operação.
Para potencializar o desempenho da equipe, o encarregado pode utilizar o tempo cronometrado para estabelecer limites, mínimos e máximos, para a execução de uma atividade. Não obstante, pode favorecer suas futuras auditorias, permitindo comparar o tempo real com o planejado e oferecer feedback aos envolvidos. Confira o exemplo a seguir:
4. Determinar prioridades.
É essencial entender as prioridades das atividades programadas. Diversos conceitos justificam essa necessidade. Para classificar qual o nível de prioridade dos serviços a serem realizados, a seguinte questão pode ser a diretriz: qual a relevância desta ação para os resultados econômicos e no desempenho zootécnico?
Propõe-se fazer destaques visuais para a classificação das atividades, podendo, por exemplo, ser numérico ou por cor, conforme abaixo:
5. Reavaliar periodicamente.
O monitoramento é crucial para avaliação de produtividade. O encarregado do setor tem de estabelecer uma frequência de avaliação para confrontar o que foi planejado com o realizado. Entender se há procedimentos pouco valiosos tendo atenção excessiva ou o inverso, procedimentos essenciais trabalhados com baixa dedicação.
Para orientar a avaliação pode-se fazer alguns questionamentos:
– A equipe está sendo produtiva em relação ao tempo?
– Se sim, é possível otimizar ainda mais o processo?
– Se não, o que está causando a ineficácia?
Caso exista espaço para melhoria na otimização do tempo, alguns pontos podem ser revisados:
Pessoas: o número de pessoas que estão executando a atividade é ideal?
POP: os colaboradores estão aptos a executarem o que foi proposto? Estão utilizando o POP como orientação?
Ferramentas: há alguma ferramenta que possa ser desenvolvida ou comprada para agilizar o processo? Por vezes o investimento em ferramentas torna possível a realocação de um colaborador para outras atividades, ou seja, o que dois colaboradores faziam, passa a ser feito por um único colaborador com uma ferramenta adequada;
Horário: o horário em que o serviço está sendo feito é o mais adequado?
Situações circunstanciais: estão acontecendo situações adversas ao procedimento que estão atrapalhando as pessoas na realização da tarefa? Situações aparentemente triviais – como um colaborador chamar o outro para conversar sobre o que farão no final de semana – pode causar dispersão de concentração, por conseguinte, baixo rendimento. Parece simples e inofensivo, mas o somatório dessas pequenas distrações, geram improdutividade;
Situações urgentes: é fundamental que seja estudado profundamente o quanto esse cenário está prejudicando a rotina de trabalho. Quando as situações são urgentes e importantes, devem ser atendidas com rapidez, pois majoritariamente têm impacto significativo. Contudo, as situações que são urgentes e não importantes, podem atrapalhar o fluxo do trabalho, se enxergadas de forma errônea, sem um nível de prioridade estabelecido; deixando de lado ações planejadas e que resultariam em melhor produtividade.
Checklist.
Aproveitando o material elaborado, os colaboradores podem ainda ter mais um bônus: utilizar o cronograma para realizar checklist dos procedimentos e atividades planejadas. Dessa forma garantem que todas as responsabilidades sejam cumpridas. Permite também identificar falhas na programação, comprovando que não há tempo para realizar alguma tarefa; ou, para evidenciar que há sobra de tempo permitindo ajustes na programação (tema descrito no item anterior). Esse proveito serve para os executores e supervisores, tanto para realizar quanto para conferir as atividades. Basta deixar uma lacuna que possa ser preenchida com “Ok”, de acordo com o exemplo abaixo:
Recém-contratados.
Somado a todas as vantagens expostas anteriormente, há também o favorecimento na integração de colaboradores recém-contratados. Ao serem incluídos em uma equipe bem planejada, ordenada e ritmada pelo cronograma, o treinamento se torna mais eficaz: a consequência disso é a adequação rápida do novo integrante aos hábitos da equipe onde está sendo inserido. Hábitos referidos desde a parte técnica – procedimentos operacionais – até relacionamentos interpessoais. Em síntese, insere o novo colaborador na cultura da empresa e a fortalece.
Modelos de Cronogramas.
Há diversas formas de formatar as informações coletadas, como descrito acima. No entanto, o material precisa ser objetivo e específico. Alguns preferem usar cores para ressaltar informações, enquanto outros preferem números para ordenar as atividades. Abaixo estão dois modelos: um para gerente, que não contém horários para as atividades e destaca prioridades; e outro para colaborador operacional, detalhando o horário de cada atividade.
Conclusão.
Não há uma receita de bolo ou um material base para todas as granjas, cada qual deve adaptar à sua realidade, colocar em prática e fazer constantes ajustes.
O Cronograma deve servir como norte para buscar a otimização do tempo, melhorando a produtividade na execução dos procedimentos, buscando sempre evolução nos resultados zootécnicos e financeiros.
