Ferramenta 5W2H numa visão geral
Já ouviu falar em 5W2H?
Alguma vez você já planejou algo, simples ou complexo, que, por alguma razão, foi difícil ou até impossível pôr em prática?
Se sim, talvez responder a 7 simples perguntas o ajudaria nesta tarefa.
É para isso que serve a ferramenta 5W2H: EXECUTAR O PLANEJADO! Sair do papel e ir para a prática. Utilizada principalmente para mapear e padronizar processos, com o objetivo de elaborar um plano de ação, essa ferramenta define: responsabilidades, objetivos, métodos, recursos (financeiros), além de fatores essenciais para o sucesso entre o plano e a ação.
Após o uso de ferramentas analíticas de gestão, como por exemplo a análise SWOT (análise de pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças), Balanced Score Card (BSC – Painel de Controle), entre outras, faz-se necessário agir sobre as conclusões nas quais se chegou. O processo não acaba simplesmente quando se define, por exemplo, na análise de SWOT, as oportunidades do ambiente externo. É preciso saber como aproveitar essa informação e agir para que alguma mudança ocorra efetivamente.
Portanto, tendo identificado pontos de melhorias e os processos ligados a eles, faz-se necessário desenvolver um plano de ação para dar prosseguimento ao planejamento estratégico.
5W2H são as iniciais de sete palavras/perguntas em inglês, indicadas – com as traduções para o português – na tabela abaixo.
Observe que as etapas da viagem em família são disponibilizadas nas linhas da tabela 1, em ordem cronológica. Quanto mais etapas, mais simples e mais “palpáveis” elas acabam sendo.
Perceba também que:
- Os locais das linhas 2 e 4 foram designados na linha 1 (há uma interdependência das linhas debaixo em relação as de cima);
- Ao dividir a responsabilidade de cada etapa (linha) para uma pessoa, é mais fácil cobrar. Lembrando o ditado popular: “cachorro de dois donos morre de fome”.
Uso da ferramenta 5W2H no confinamento de gado de corte
Agora, vamos utilizar a ferramenta 5W2H para nossa área.
Imaginemos um confinamento de gado de corte em que não há controle do manejo diário dos tratos, sendo este um fator importantíssimo para melhorar o desempenho zootécnico e financeiro.
Realizando as 8 etapas da tabela 2, pode-se implementar o controle do manejo diário de tratos do confinamento com mais assertividade, uma vez que damos responsabilidades pontuais a cada integrante do grupo, ao mesmo tempo em que cada um sabe (ou espera-se que saiba) exatamente o que, quando, onde, por que e como (aqui, o quanto foi irrelevante) deve fazer.
Pode-se adicionar à esta ferramenta o método PDCA, do inglês: Plan (Planejar), Do (Fazer/Executar), Check (Verificar/Checar) e Action (Agir).
Vale destacar que a ferramenta 5W2H ajuda muito a implementar planos de ação, por elencar os principais entraves que existem na execução de maneira clara e objetiva, chegando-se às resoluções por etapa. Assim como outros métodos e ferramentas, está longe de ser a solução dos problemas de planejamentos estratégicos, mas é um recurso que, quando associado a outros, pode auxiliar o profissional a definir melhor as tomadas de decisão.
