Gestão de dados e treinamento de equipe

A precificação da arroba do boi gordo, custo da reposição, valor do milho, dentre outros, são temas debatidos diariamente. Sem dúvida, saber sobre o comportamento de mercado dessas commodities, se posicionando frente a elas, é de extrema importância para o bem da fazenda.

O problema surge quando esquecemos de olhar para dentro da porteira e analisar o que se passa, visto que, mais importante do que estar a par das oscilações do mercado, é ter os números da fazenda na mão.

Quantos quilos de dieta estão sendo gastos para produzir uma arroba? Quais os fatores influenciam esse resultado? A equipe está treinada, engajada e comprometida com o resultado? Qual o custo da arroba produzida?

Pois bem, se você não respondeu a estas perguntas com a mesma velocidade que responde quanto custa uma arroba de boi gordo, tem coisa errada!

Muito se fala em planejamento, em ter metas produtivas e bem estabelecidas na fazenda e, com certeza, este é um ponto fundamental. Sem esse primeiro passo, qualquer gestão futura se torna impossível.

Porém, planejamento, de forma isolada, não significa nada, a não ser perda de tempo. Planejamento só faz sentido se junto a ele estabelecermos uma “política de checagem de resultados”, conferindo se o realizado está de acordo com o que foi planejado. Resumindo: isto é gestão.

Portanto, se o primeiro passo de qualquer atividade é planejar, o segundo é a execução, o terceiro a coleta de dados e o quarto a análise de dados e resultados. Sendo assim, planejamento, por si só, é o mesmo que dar um passo à frente e ficar parado. A evolução não acontece.

Cabe ainda dizer que, para o sucesso da evolução do planejamento e obtenção das informações, precisamos ter o alinhamento e empenho da equipe envolvida na atividade, ponto este fundamental para uma boa coleta de dados.

Nesse sentido, a equipe precisa ter clareza do que foi planejado para poder executá-lo de maneira correta. Saber o que precisa ser feito, de que maneira, por quem e em qual momento e o resultado esperado, são informações de extrema importância e geram comprometimento por parte da equipe. Por vezes, atribuímos certas tarefas ao óbvio, não as passamos com clareza, o que acaba ocorrendo em sua má execução.

Nesse ponto, devemos destacar a importância do treinamento da equipe, visando sempre estarmos atualizados sobre a melhor forma de executar cada tarefa diária. Muita atenção ao cobrar sem dar as informações necessárias para uma boa execução. Quando a pessoa não sabe o que está fazendo, ou qual a importância do que está fazendo, acaba caindo no automático, no qual o problema mora no: “o que sair, certo ou errado, está feito”.

Depois de realizar uma tarefa, precisamos avaliar seu êxito e, para isso, damos o terceiro passo, que é a coleta de dados.

Ter qualidade e confiança no que está sendo coletado é fundamental, sendo assim, nem sempre ter volume de dados e informação significa alguma coisa, se estes forem mal levantados. Tenha em mente que, dado de qualidade nos traz informação enquanto quantidade, sem qualidade, nos traz trabalho que não gera resultado, só confusão.

No campo, a coleta de dados pode ser feita de maneira simples, em planilhas de papel ou de forma mais sofisticada, através de leituras de tag e sistemas automatizados. Independente da forma, o importante é ter qualidade e confiança no que está sendo coletado.

Com os dados em mãos, seguimos para o quarto passo: a análise dos dados. De forma simples, o objetivo aqui é avaliar o que foi realizado versus o planejado.

Para ilustrar, vejamos como essa análise pode ser utilizada no dia a dia de um confinamento, pegando duas análises como exemplo: produção e distribuição da dieta.

Na produção temos o carregamento do vagão com cada ingrediente, que depois serão misturados e assim é feita a dieta dos animais. Nesse momento, o operador da pá tem em mãos uma ficha dizendo a ele a sequência e a quantidade de cada ingrediente que deverá ser adicionado no vagão.  Esse simples processo, se mal executado, pode colocar todo balanceamento da dieta feito “por água abaixo”.

Isso porque, caso o operador adicione algum ingrediente a mais, automaticamente, ele desbalanceia toda a dieta. Sendo assim, fazer a anotação da quantidade, a cada ingrediente adicionado ao vagão, é de extrema importância, visto que, a comparação do que foi planejado e o que está sendo colocado permitirá avaliar a qualidade do preparo da dieta, o que conhecemos no campo como desvio de produção ou carregamento.

Um outro ponto de avaliação que compõe a rotina da operação, que podemos citar como exemplo, é a distribuição da dieta. Nessa ação, o operador do trator tem uma ficha que o informa quanto ele deve “jogar” de dieta por piquete. Em confinamentos que fazem leitura de cocho, essa quantidade é ajustada frente à leitura das sobras, que aconteceu pela manhã. Nesse caso, se o tratador jogar dieta a mais do que era pedido, isso pode resultar em sobras no dia seguinte, gerando desperdícios. Por outro lado, tratar a menos poderá deixar os animais com fome, podendo resultar em voracidade de consumo no trato seguinte, aumentando os riscos de distúrbios alimentares e afetando negativamente o consumo. Mais uma vez, a análise do previsto e do realizado permitirá avaliar a qualidade que está sendo feita a distribuição do trato. No campo, essa análise é conhecida como desvio de trato.

Veja que, a partir da análise dos dados, podemos checar se o realizado bate com o planejado e, utilizando a gestão dos processos, minimizar possíveis desvios. Assim como estes dois exemplos descritos, existem inúmeros outros que podem ser monitorados no dia a dia da fazenda.

Aqui, mais importante do que achar o culpado por um possível desvio, é encontrar e entender onde está o erro na execução da tarefa, adotando medidas para saná-lo.

Além da gestão da rotina, devemos também buscar a gestão dos resultados, sendo estes o marco final de uma etapa produtiva. Por vezes, os dados rotineiros ajudarão a explicar possíveis desvios no resultado obtido.

Sempre que possível, deve-se compartilhar os resultados com a equipe, mostrando se o caminho está correto ou não. Pedir sugestões de melhora de processos aos envolvidos na atividade é uma boa forma de gerar motivação e comprometimento.

Quadros de gestão à vista são uma boa maneira de dividir os resultados com o time. Neste, podem ser colocadas as metas de curto e longo prazo, ou ainda, metas rotineiras e de resultados conquistados, para que a evolução seja acompanhada por todos.

A análise dos resultados pode parecer “o final na linha de chegada” rumo à gestão da fazenda, porém, nosso caminho não é uma reta, mas sim um círculo, ou seja, ela pode ser o fim, mas também o começo de uma nova caminhada.

A partir do conhecimento, sempre podemos melhorar processos e rotinas para que a eficiência da operação seja melhor, cada vez mais. O controle dos números nos traz informações para melhor clareza nas tomadas de decisões.

Tenha em mente que: uma boa gestão busca clareza dos processos realizados porteira dentro, e torna possível aprimorar as ações realizadas na busca de melhores resultados. Um bom gestor tem ciência dos pontos fortes e fracos de sua equipe, o que torna possível buscar ações para a constante evolução de todos.

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